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PulseMeet 說明

十分鐘完成 PulseMeet 設定。

PulseMeet 是 Pulse 產品套件中的預約與排程產品。本指南將帶您從全新帳戶開始,完成可用的預約連結,包含真實的行事曆空檔、提醒、視訊會議與 PiP 會議記錄。

開始之前

您需要準備

PulseMeet 已包含在您的 Pulse 帳戶中,可從 Pulse 入口網站進入——無需另外的密碼。

一個 Pulse 帳戶

請在 login.pulsetechnologies.ai 登入,並開啟 PulseMeet 圖磚。首次登入時會自動建立您的組織。還不是客戶?歡迎洽詢我們的團隊。

要連接的行事曆

Google 日曆或 Microsoft 365。若未連接,PulseMeet 仍會依您的每週時段接受預約,只是無法看到您行事曆上的其他行程。

開會的地點

PulseVoice 會議室無需額外設定即可使用。Zoom、Microsoft Teams 與 Google Meet 則須先連接對應的帳戶。

快速入門

您的第一個預約連結

1 · 連結行事曆
開啟行事曆,連結 Google Calendar 或 Microsoft 365。勾選 PulseMeet 需要檢查衝突的行事曆,並選擇用來接收預約的行事曆。
2 · 設定可預約時段
在可用時間頁面,設定時間表的時區與每週時段。遇到假日、出差或臨時晚開始時,可新增特定日期例外。
3 · 建立活動類型
在活動類型頁面,點擊新增。輸入名稱、設定時長,並選擇地點:視訊通話、電話、面對面,或自訂文字。然後儲存。
4 · 分享連結
從活動類型複製預約連結,格式類似 meet.pulsetechnologies.ai/p/your-org/intro-call。訪客會以自己的時區看到可預約的時段。
5 · 查看預約進來
第一筆預約會顯示在預約頁面,包含與會者的回答、會議連結與行事曆同步狀態。與會者會收到確認信,內附改期或取消的連結。
應用程式

各畫面的功能

PulseMeet 共有六個畫面。以下說明各畫面的內容。

活動類型

具名且可重複使用的會議:包含時長、緩衝時間、預約前置時間、可提前預約的期限,以及預約時詢問的問題。

可預約時段

以您自己的時區設定每週時段,並可針對不符合常規的日子設定日期例外。

行事曆

Google 日曆或 Microsoft 365——選擇要檢查衝突的行事曆,以及接收預約的行事曆。

預約

每筆預約的狀態、與會者回答、會議連結、PiP 會前簡報與會議記錄。

設定

您的預約連結名稱、預設時區、會議平台、整合金鑰、嵌入程式碼片段,以及預約 Webhook。

PiP

會前提供簡報、會後提供記錄,雙方還可針對會議內容提出後續問題。

行事曆

您忙碌的時段絕不會開放預約。

衝突檢查
PulseMeet 會讀取您勾選行事曆的空閒/忙碌狀態,只知道時段是否已被占用,不會知道活動內容。預約當下會再次檢查可用時間,因此在他人選擇期間被占用的時段會被拒絕,不會重複預約。
寫回行事曆
確認的預約會寫入您的目的地行事曆,並將與會者加為賓客。改期會移動該活動,取消則會移除。
重新連結
若連線顯示需要重新授權,表示服務供應商已撤銷權杖或權杖已過期,請在行事曆頁面點擊重新連結。在此期間預約仍可運作,但無法進行衝突檢查。
中斷連結
在行事曆頁面中斷連結,會立即刪除已儲存的權杖。您也可以在 Google 或 Microsoft 帳戶設定中撤銷存取權限。
活動類型

每項設定及其影響

活動類型就是讓人預約的會議。以下是其中的欄位。

時長
會議進行的時間長度。開始間隔決定可選開始時間的間隔,例如在 30 分鐘的會議中設為 15,就會提供 :00、:15、:30、:45 開始。
緩衝時間
會前緩衝與會後緩衝會在會議前後保留空檔。緩衝時間會在您的行事曆中保留,預約者看不到。
最短預約通知時間
預約時間最早可距離現在多近。預設為四小時,避免有人十分鐘後就排進會議。
最遠可預約
頁面會開放未來多久的時段。預設為 60 天。
地點
視訊通話會在您選擇的平台建立會議。電話會由 PulseVoice 在開始時間撥打給與會者。面對面與自訂可輸入自由文字,顯示於預約頁面和邀請中。
會議平台
視訊活動類型所使用的平台,也可維持使用組織預設值。儲存前,PulseMeet 會檢查每位主持人是否已連結該平台。
分配方式
單一為一位主持人。輪流分配會將預約分散給各主持人,優先分配給最久未被預約者。共同只提供所有主持人都有空的時段,並同時預約所有人。
問題
預約表單上的額外欄位。回答會儲存在預約中、顯示於您的確認信,並包含在 PiP 可見的內容裡。
可用時間
此活動類型採用的時間表。若不設定,則套用各主持人自己的預設時間表,適合跨時區的輪流分配活動類型。
會議平台

會議實際進行的地方

在設定中指定預設平台;當某場會議需要其他地方時,可依活動類型覆寫。

PulseVoice
每筆預約一個 Pulse 視訊會議室,只需在設定 → 整合中加入 PulseVoice API 金鑰,無須其他連線即可使用。PiP 會議記錄即根據已錄製的會議室產生。
Zoom
在設定 → 會議中連結您的 Zoom 帳戶。PulseMeet 會在您自己的帳戶上排定會議,改期時更新,取消時刪除。請參閱 Zoom 整合指南。
Microsoft Teams
當您的目的地行事曆為 Microsoft 365 行事曆時可用,Teams 連結會在活動寫入時產生。
Google Meet
當您的目的地行事曆為 Google 行事曆時可用,Meet 連結會在活動寫入時產生。
尚未就緒時
若活動類型使用的平台有主持人尚未連結,儲存會失敗,並顯示訊息指出是哪位主持人及需要修正的項目。請先連結帳戶,再重新儲存。
提醒與備註

發送內容與時間

確認通知與提醒皆會自動發送。簡訊與 PiP 備註會在「設定 → 整合」中填入相應金鑰後啟用。

預約時
與會者會收到確認通知,內含以其所在時區顯示的時間、會議連結及管理連結。主持人也會收到一份。日曆邀請會寫入目標日曆。
24 小時與 1 小時前
雙方都會收到提醒。主持人的提醒附有 PiP 的會前簡報:對方是誰、過往發生過什麼,以及值得詢問的問題。
簡訊
在設定中儲存 Pulse SMS 金鑰後,確認通知與提醒也會以簡訊發送給提供手機號碼的與會者。發送簡訊需要在 Pulse SMS 端登記 10DLC 號碼。
會議結束後
對於有錄製的 PulseVoice 會議室,PiP 會撰寫摘要、按人員列出的待辦事項、討論內容及建議的後續問題,並以電子郵件寄給雙方。通常在通話結束數分鐘後送達。
詢問 PiP
會後,主持人與與會者都可以向 PiP 詢問有關會議的問題:主持人從預約記錄進入,與會者從其管理連結進入。
改期與取消
任一方都可透過管理連結操作。日曆事件、視訊平台上的會議及待發送的提醒都會隨之更新。
分享

連結、嵌入與 Webhook

預約連結
每種活動類型都有一個公開頁面,網址為 /p/your-org/event-slug。在設定中變更預約連結名稱,即可一次更改所有連結的組織部分。
嵌入
設定中提供現成的 iframe 程式碼,可將預約頁面直接嵌入您自己的網站。
預約 Webhook
在設定中將端點 URL 指向您自己的系統,PulseMeet 就會在 booking.created、rescheduled、cancelled、no_show 和 completed 時發送已簽署的事件。
如果發現異常

疑難排解

沒有可預約時段
請檢查活動類型所連結的時間表在該星期幾是否有工作時段、日期是否在最遠可預約範圍內,以及是否晚於最短提前通知。將日期例外設為不可用,也會清除當天的時段。
顯示的時段已被占用
持有該活動的日曆可能未在「日曆」頁面勾選衝突檢查,或連線需要重新授權。
時區錯誤
系統有兩種時區:您的個人資料時區與各時間表的時區。每週時段依時間表的時區計算,訪客看到的一律是他們自己的時區。
沒有會議連結
開啟該預約。若平台顯示為未就緒,表示主持人在該平台的帳號已中斷連線。請在「設定 → 會議」中重新連線。
沒有收到簡訊
簡訊需要在設定中填入 Pulse SMS 金鑰,並使用已登記 10DLC 的發送號碼。無論如何,電子郵件都會寄出。
沒有會議備註
備註需要有錄製的 PulseVoice 會議室,並在設定中啟用 PiP 備註。可在預約記錄中使用擷取會議摘要重新請求。
仍無法解決?

我們會在一個工作日內回覆。

請來信聯絡支援團隊,並附上您的組織名稱與預約連結,我們會接手處理。