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Aide PulseMeet

Configurez PulseMeet en dix minutes.

PulseMeet est le produit de réservation et de planification de la suite Pulse. Ce guide vous mène d’un compte tout neuf à un lien de réservation fonctionnel, avec de vraies disponibilités issues de votre calendrier, des rappels, une visioconférence et des notes de réunion PiP.

Ouvrir PulseMeetDécouvrir le produit →
Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

PulseMeet est inclus avec votre compte Pulse et s’ouvre depuis le portail Pulse : aucun mot de passe distinct.

Un compte Pulse

Connectez-vous sur login.pulsetechnologies.ai et ouvrez la vignette PulseMeet. Votre organisation est créée à la première connexion. Pas encore client ? Parlez à notre équipe.

Un calendrier à connecter

Google Calendar ou Microsoft 365. Sans calendrier, PulseMeet prend quand même des réservations selon vos horaires hebdomadaires, mais ne voit pas ce qui figure par ailleurs dans votre agenda.

Un lieu de réunion

Les salles PulseVoice fonctionnent sans configuration supplémentaire. Zoom, Microsoft Teams et Google Meet nécessitent chacun de connecter d’abord le compte correspondant.

Démarrage rapide

Votre premier lien de réservation

1 · Connectez un agenda
Ouvrez Agendas et connectez Google Calendar ou Microsoft 365. Cochez les agendas que PulseMeet doit vérifier pour détecter les conflits, puis choisissez celui qui doit recevoir les réservations.
2 · Définissez vos horaires
Dans Disponibilités, définissez le fuseau horaire du planning et vos horaires hebdomadaires. Ajoutez des exceptions par date pour les jours fériés, les déplacements ou un début tardif ponctuel.
3 · Créez un type d’événement
Dans Types d’événements, cliquez sur Nouveau. Donnez-lui un nom, définissez la durée et choisissez Lieu : visioconférence, appel téléphonique, en personne ou votre propre texte. Enregistrez.
4 · Partagez-le
Copiez le lien de réservation depuis le type d’événement. Il ressemble à meet.pulsetechnologies.ai/p/your-org/intro-call. Les visiteurs voient les créneaux libres dans leur propre fuseau horaire.
5 · Voyez-le arriver
La première réservation apparaît dans Réservations avec les réponses du participant, le lien de la réunion et l’état de synchronisation de l’agenda. Le participant reçoit une confirmation avec un lien pour reprogrammer ou annuler.
L’application

Le rôle de chaque écran

PulseMeet compte six écrans. Voici ce que contient chacun d’eux.

Types d’événements

Une réunion nommée et réutilisable : durée, marges, délai de préavis, anticipation maximale des réservations et questions posées au moment de réserver.

Disponibilités

Horaires hebdomadaires dans votre fuseau horaire, plus des exceptions par date pour les jours qui sortent de l’ordinaire.

Calendriers

Google Calendar ou Microsoft 365 : choisissez les calendriers à vérifier pour éviter les conflits et celui qui reçoit la réservation.

Réservations

Chaque réservation avec son statut, les réponses du participant, le lien de la réunion, la fiche de préparation PiP et les notes de réunion.

Paramètres

Le nom de votre lien de réservation, le fuseau horaire par défaut, la plateforme de réunion, les clés d’intégration, l’extrait d’intégration et le webhook de réservation.

PiP

Une fiche de préparation avant la réunion, des notes après, et des questions de suivi que chaque partie peut poser sur ce qui a été dit.

Agendas

Vos créneaux occupés ne sont jamais proposés.

Détection des conflits
PulseMeet lit la disponibilité des agendas que vous cochez : si un créneau est pris, pas de quoi il s’agit. La disponibilité est revérifiée au moment de la réservation : un créneau pris pendant que quelqu’un choisissait est refusé au lieu d’être réservé en double.
Réécriture
Une réservation confirmée est inscrite dans votre agenda de destination, avec le participant comme invité. La reprogrammation la déplace ; l’annulation la supprime.
Reconnexion
Si une connexion affiche Réauthentification requise, le fournisseur a révoqué le jeton ou celui-ci a expiré : cliquez sur Reconnecter dans la page Agendas. Les réservations continuent de fonctionner entre-temps, pas la détection des conflits.
Déconnexion
Déconnecter dans la page Agendas supprime immédiatement les jetons stockés. Vous pouvez aussi révoquer l’accès depuis les paramètres de votre compte Google ou Microsoft.
Types d’événements

Chaque paramètre et son effet

Un type d’événement est la réunion que les gens réservent. Voici ses champs.

Durée
La durée de la réunion. Début toutes les définit la grille des heures de début possibles : réglez-le sur 15 pour une réunion de 30 minutes afin de proposer des débuts à :00, :15, :30 et :45.
Marges
Marge avant et après laissent de l’espace autour de la réunion. La marge est protégée dans votre agenda, sans être visible de la personne qui réserve.
Délai minimum
Le délai minimum avant lequel on peut réserver. Par défaut, il est de quatre heures : personne ne vous impose une réunion dans dix minutes.
Réservable jusqu’à
Jusqu’où dans le futur la page propose des créneaux. Par défaut : 60 jours.
Lieu
Visioconférence crée une réunion sur la plateforme de votre choix. Appel téléphonique fait appeler le participant par PulseVoice à l’heure de début. En personne et Personnalisé acceptent un texte libre affiché sur la page de réservation et dans l’invitation.
Plateforme de réunion
Pour un type d’événement en visio, la plateforme à utiliser, ou laissez la valeur par défaut de l’organisation. PulseMeet vérifie que chaque hôte est connecté à cette plateforme avant de vous laisser enregistrer.
Attribution
Unique : un seul hôte. Tourniquet répartit les réservations entre les hôtes, en commençant par celui qui a été réservé le moins récemment. Collectif ne propose que les créneaux où tous les hôtes sont libres et les réserve tous.
Questions
Champs supplémentaires du formulaire de réservation. Les réponses sont enregistrées avec la réservation, affichées dans votre confirmation et incluses dans ce que voit PiP.
Disponibilités
Le planning qui régit ce type d’événement. Laissez-le vide pour appliquer le planning par défaut de chaque hôte, utile pour les types d’événements en tourniquet répartis sur plusieurs fuseaux horaires.
Plateformes de réunion

Où la réunion a réellement lieu

Définissez une valeur par défaut dans Paramètres, puis remplacez-la pour un type d’événement lorsqu’une réunion se tient ailleurs.

PulseVoice
Une salle vidéo Pulse par réservation, prête sans autre connexion qu’une clé API PulseVoice dans Paramètres → Intégrations. Les notes de réunion de PiP sont générées à partir des salles enregistrées.
Zoom
Connectez votre compte Zoom dans Paramètres → Réunions. PulseMeet planifie la réunion sur votre propre compte, la met à jour en cas de reprogrammation et la supprime en cas d’annulation. Consultez le guide d’intégration Zoom.
Microsoft Teams
Disponible lorsque votre agenda de destination est un agenda Microsoft 365 : le lien Teams est généré sur l’événement au moment de son écriture.
Google Meet
Disponible lorsque votre agenda de destination est un agenda Google : le lien Meet est généré sur l’événement au moment de son écriture.
Si ce n’est pas prêt
L’enregistrement d’un type d’événement sur une plateforme à laquelle un hôte n’est pas connecté échoue avec un message indiquant l’hôte et ce qu’il faut corriger. Connectez le compte, puis enregistrez de nouveau.
Rappels et notes

Ce qui est envoyé, et quand

Les confirmations et les rappels sont automatiques. Les SMS et les notes PiP s’activent avec la clé correspondante dans Paramètres → Intégrations.

À la réservation
Le participant reçoit une confirmation indiquant l’heure dans son propre fuseau horaire, le lien de la réunion et un lien de gestion. Les organisateurs reçoivent leur propre copie. Une invitation est ajoutée à l’agenda de destination.
24 heures et 1 heure
Chaque partie reçoit un rappel. Celui de l’organisateur inclut la fiche de préparation de PiP : qui est l’interlocuteur, ce qui s’est passé auparavant et ce qui mérite d’être demandé.
Par SMS
Avec une clé Pulse SMS enregistrée dans les Paramètres, les confirmations et les rappels sont aussi envoyés par SMS aux participants qui ont fourni un numéro de mobile. L’envoi nécessite un numéro enregistré 10DLC côté Pulse SMS.
Après la réunion
Pour une salle PulseVoice enregistrée, PiP rédige un résumé, les actions par personne, les sujets abordés et des questions de suivi suggérées, puis les envoie par e-mail aux deux parties. Il arrive généralement quelques minutes après la fin de l’appel.
Demander à PiP
L’organisateur comme le participant peuvent ensuite poser des questions à PiP sur la réunion : l’organisateur depuis la réservation, le participant depuis son lien de gestion.
Reporter et annuler
Chaque partie peut agir depuis le lien de gestion. L’événement d’agenda, la réunion sur la plateforme vidéo et les rappels en attente suivent automatiquement.
Partage

Liens, intégrations et webhooks

Lien de réservation
Chaque type d’événement dispose d’une page publique à l’adresse /p/your-org/event-slug. Modifiez le nom du lien de réservation dans les Paramètres pour changer d’un coup la partie organisation de tous les liens.
Intégration
Les Paramètres proposent un extrait iframe prêt à l’emploi pour intégrer la page de réservation directement dans votre site.
Webhook de réservation
Indiquez l’URL d’un point de terminaison de votre système dans les Paramètres et PulseMeet enverra des événements signés pour booking.created, rescheduled, cancelled, no_show et completed.
En cas d’anomalie

Dépannage

Aucun créneau proposé
Vérifiez que le planning associé au type d’événement comporte des horaires ce jour de la semaine, que la date se situe dans la limite Réservable jusqu’à et qu’elle dépasse le Délai de prévenance minimum. Une exception de date définie comme indisponible libère aussi la journée.
Créneaux proposés mais déjà pris
L’agenda contenant cet événement n’est probablement pas coché pour la vérification des conflits sur la page Agendas, ou la connexion doit être ré-authentifiée.
Mauvais fuseau horaire
Il existe deux fuseaux horaires : celui de votre profil et celui de chaque planning. Les horaires hebdomadaires suivent le fuseau du planning. Les visiteurs voient toujours le leur.
Aucun lien de réunion
Ouvrez la réservation. Si la plateforme apparaît comme non prête, le compte de l’organisateur pour cette plateforme est déconnecté. Reconnectez-le dans Paramètres → Réunions.
Aucun SMS
Les SMS nécessitent une clé Pulse SMS dans les Paramètres et un numéro d’envoi enregistré 10DLC. Les e-mails sont envoyés dans tous les cas.
Aucune note de réunion
Les notes nécessitent une salle PulseVoice enregistrée et les notes PiP activées dans les Paramètres. Utilisez Récupérer le résumé sur la réservation pour les redemander.
Toujours bloqué ?

Nous répondons sous un jour ouvré.

Écrivez au support en indiquant le nom de votre organisation et le lien de réservation, et nous prendrons le relais.

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